Lexikon für den IT-Berufseinstieg

Hat sich eine Vorgehensweise in der Praxis bewährt, können andere im Unternehmen daraus lernen. Lehrreiche Praxisbeispiele gibt es in den unterschiedlichsten Bereichen und eigenen sich bei sich wiederholenden Aufgaben z.B. im UX-Design der Definition von User Storys, oder der Gestaltung von UML Diagrammen. Ob es immer die beste Lösung ist, darüber lässt sich wahrscheinlich streiten, in der Regel sind es die "Best current practices".

Wenn von B2B die Rede ist, sind damit Geschäftsbeziehungen von Unternehmen zu Unternehmen (Business to Business) gemeint. Während bei B2C die Geschäftsbeziehung von Unternehmen zu den Endverbraucher:innen, den Kund:innen (Business to Consumer) gemeint ist. Vor allem im Marketing ist diese Unterscheidung wichtig.

Wenn Du Wirtschaftsinformatik studiert hast, ist Dir das Business Model Canvas wahrscheinlich vertraut, eine Methode, um Geschäftsprozesse zu visualisieren, strukturieren und weiterzuentwickeln. Canvas gliedern und verbildlichen Ideen und Inhalte auf einer rechteckigen Fläche, die in weitere kleinere, Post-it-ähnliche Rechtecke unterteilt ist. Ob Darstellung von Roadmaps, der IT-Architektur, User Journey oder des Backlogs die jeweiligen Inhalte, Prozesse und einzelnen Schritte werden auf Canvas übersichtlich dargestellt und lassen sich dynamisch anpassen und clustern.

Als Methode zur Prozesssteuerung wird Kanban gerne bei der agilen Arbeit von Teams genutzt. "Kanban" heißt auf Japanisch Karte und genau die sind bei der Methode das zentrale Mittel, um den Arbeitsstatus von Projekten zu visualisieren. Schon in den 50er-Jahren hat der Toyota-Ingenieur Taiichi Ohno die Methode entwickelt, um bei der Produktion der unnötigen Verschwendung von Geld, Zeit und Arbeitskraft vorzubeugen. Damals analog, heute digital besteht die einfachste Form des Kanban-Boards aus den drei Spalten "To Do", "In Bearbeitung" und "Erledigt". Entsprechend des Arbeitsstatus werden die Aufgaben dann weitergeschoben.

Lean Start-up, Lean Canvas, Lean Management – alles muss heute irgendwie lean sein. Übersetzt bedeutet es nichts anderes als "schlank". Das kleine Buzzword stammt aus der Automobilbranche und wurde in den 90er-Jahren geprägt von dem neuen Produktionssystem von Toyota, bei dem zum ersten Mal der Fokus auf dem Vermeiden von Verschwendung gerichtet wurde. Ein Lean Management schafft durch eingehende Forschung, präzise Prozessdefinitionen, klare Verantwortlichkeiten und die stufenweise oder zyklische Entwicklung und Überprüfung der Ergebnisse Werte ohne Verschwendung. Eine kontinuierliche Prozessoptimierung, die mit minimalem Input, qualitativ besseren Output erzielt. "Leane" Unternehmen arbeiten effizienter und ressourcenschonender, weil sie die gesamte Wertschöpfungskette im Blick haben und berücksichtigen.

Die Grundidee bei diesem Management-Ansatzes ist, dass sich ein Unternehmen (prominentestes Beispiel ist übrigens Google, die seit 1999 mit OKRs arbeiten) in bestimmten Zyklen, z.B. pro Quartal, eine überschaubare Anzahl von Zielen (Objectives) setzt, an denen es in dem festgelegten Zeitraum arbeitet. Objectives sind abstraktere Ziele, z.B. mehr Reichweite in sozialen Medien oder höhere Kund:innenzufriedenheit. Messbar wird es erst durch die Key Results, die so definiert sind, dass sie messbar und für andere im Unternehmen einsehbar sind. Die Arbeit mit OKR beantwortet also die Fragen "Wo wollen wir hin?" und "Wie erreichen wir unser Ziel?" und trägt vor allem dazu bei, dass Mitarbeitende motivierter sind und fokussierter arbeiten.

Beim Timeboxing geht es darum eine Arbeit im vorgegebenen Zeitrahmen (Timebox) zu erledigen. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement mit Arbeitspakten, in denen die jeweils zu erbringende Leistung festgelegt ist, gibt das Timeboxing einen Zeitrahmen und die Dauer vor. Der Inhalt der Timebox kann sich ändern und es kann auch sein, dass Du Deine Arbeit in der vorgegebenen Zeit nicht abschließen kannst. Dann verschieben sie sich auf die nächste Timebox. Du ahnst es vielleicht: Sinn und Zweck von Timeboxing ist es, für Aufgaben Zeitslots zu bestimmen, um die Arbeit daran zu begrenzen und insgesamt produktiver zu sein.

Beim täglichen Daily besprichst Du innerhalb Deines Kernteams die wichtigsten Aufgaben, die Du an dem Tag bearbeitest. Es stammt ebenfalls aus dem Scrum-Umfeld und dauert dort höchsten 15 Minuten. Dailys sind nützlich, um sicherzustellen, dass alle im Team auf demselben Informationsstand sind und sie stellen die Aufgabenverteilung sicher. Vor allem bei hybrid arbeitenden Teams ist dieses Ritual für das Teamgefühl wichtig und der tägliche Austausch macht auch die kleinen Fortschritte sichtbar. Merkt Ihr im Team, dass Ihr Euch zu einem Thema intensiver austauschen müsst, verabredet Ihr Euch außerhalb des Dailys, denn das Daily-Format arbeitet mit einer sehr engen Timeboxen.

Dein Team muss z.B. die Entscheidung treffen, welche Framework Ihr für das neue Projekt benutzen wollt. Bei einem Entscheidungs-Meeting tragt Ihr alle Optionen zusammen. Gemeinsam diskutiert Ihr die die Vor-und Nachteile und haltet die nächsten Schritte fest. Am Ende dieses Meetings steht ein Beschluss und das Team hat eine Entscheidung gefällt.

Neben den täglichen Dailys arbeiten Unternehmen gerne mit festen, wiederkehrenden also "fixen" Terminen, dem Jour fixe. Bei diesem Meeting-Format geht es darum, dass zwei Mitarbeitende, z.B. Dein Teamlead und Du oder Du und Deine UX-Kolleg:in, sich intensiv austauschen. Meistens finden Jours fixes immer am selben Wochentag, zur selben Uhrzeit statt, also alle zwei Wochen freitags, jeden dritten Donnerstag oder jeden Dienstag. Der Vorteil: Ihr könnt langfristig planen und es gibt weniger Terminkollisionen. Die Anzahl der Teilnehmenden bei Eurem Jf sollte übersichtlich bleiben, um einen konstruktiven, zielführenden Austausch sicherzustellen. Vielen hilft es, ein Protokoll inklusive Backlog zu führen.

Wie das Daily stammt auch die Retro (kurz für Retrospektive) aus der agilen Arbeitsweise. Nützlich ist ein Retro-Meeting bei wiederkehrenden Prozessen und Abläufen. Es gibt jedem im Team die Möglichkeit, zurückzublicken und festzustellen, was gut lief und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Weit verbreitet ist die Retro in der Softwareentwicklung, wo sie am Ende der zweiwöchigen Sprints stattfindet. Aber auch in anderen Arbeitsfeldern ist sie sinnvoll, um die gemeinsame Arbeit im Projekt zu verbessern. Beim Retro-Meeting am Ende eines erreichten Meilensteins schaut jedes Teammitglied zurück und beantwortet die Fragen: Was lief gut? Was hätten wir besser machen können? Die Antworten helfen Euch beim nächsten Mal den Workflow zu verbessern oder gezielter zu kommunizieren, je nachdem wo die Schwachstellen in der Zusammenarbeit lagen.