6 Tipps für Dein besseres Zeitmanagement im IT-Job

Erster richtiger Job und in allen anderen Bereichen Deines Lebens herrscht Chaos? Zum Berufsstart schrumpft Dein Freizeitkontingent drastisch und Du hast kaum Zeit für die Wäsche und den Einkauf? Du sackst abends energielos auf dem Sofa zusammen und fragst Dich, ob Du jemals wieder zum Sport gehen wirst oder Deine Freund:innen triffst? Aber auch im Job vergeht die Zeit zwischen Datenbankabfrage und dem Entschlüsseln von Kaffeekulturen wie ein verschwommenes Bitmuster? Don’t panic, das geht den allermeisten beim Berufsstart so. Mit einem besseren Zeitmanagement wuppst Du Deinen Arbeitsalltag, hast weniger Stress und irgendwann auch mehr Energie für Deine Freizeit. Wir zeigen Dir, welche Zeitmanagement-Methoden es gibt und wie Du mit Priorisierung Dein Leben in den Griff bekommst.

Zeitmanagement ist Teil eines guten Selbstmanagements. Es sind zwei unzertrennliche Codeteile, die Hand in Hand arbeiten, um das große Ganze zu gestalten. Mit Zeitmanagement sind dabei alle Maßnahmen gemeint, die Du im Rahmen Deines Selbstmanagements nutzt, um in der Dir zur Verfügung stehenden Zeit, möglichst produktiv zu sein.

Zeitmanagement geht weit über Schieben von Time-Slots, Terminen und To-dos hinaus. Als Teil Deines Selbstmanagements geht es auch darum, Prioritäten zu setzen, zu delegieren, realistische Zielsetzungen zu verfolgen und den Kampf gegen die gefürchteten Zeiträuber aufzunehmen. Du jonglierst nicht nur mit Zahlen und Codezeilen, sondern auch mit Erwartungen – Deinen eigenen und denen Deines Teams und Vorgesetzten. Deshalb solltest Du in Deinem Werkzeugkasten neben Deinen IT-Skills auch eine Auswahl an Tools haben, die Dich bei der Organisation Deiner Arbeit unterstützen: von Kalender-Apps bis hin zu agiler Projektmanagement-Software wie Jira, Asana, Trello und Co.

Was ist Selbstmanagement?

Beim Selbstmanagement geht es grundsätzlich um Deine Fähigkeit, Deine persönliche und berufliche Entwicklung selbstständig und unabhängig von äußeren Faktoren zu gestalten. Selbstmanagement dreht sich also um die Selbstorganisation, die Selbstreflexion, Ressourcensteuerung und Deine Zielsetzung. Und dabei spielt Dein Umgang mit Zeit eine wichtige Rolle. Ein gutes Zeitmanagement setzt diese Erkenntnisse in konkrete Handlungen um, indem es die Zeit effizient strukturiert und wichtige Aufgaben priorisiert. Dein Zeitmanagement ist also ein wichtiger Schlüssel, mit dem Du Dein IT-Knowhow richtig einsetzen kannst. Aber Du öffnest Dir auch wichtige Freiräume, in denen Du Dich weiterentwickeln kannst.

Damit Du weißt, wo Du Dich und Deine Zeitorganisation verbessern kannst, mach Dir klar, wie Du arbeitest und Deine Zeit bisher planst. Du kannst erst ruhig schlafen, wenn Du Dir Deine Tasks für den nächsten Tag, oder am besten schon für den ganzen Monat aufgeschrieben hast? Oder wartest Du erstmal ab, was Dein E-Mail-Fach am nächsten Tag sagt und welche Tickets reingekommen sind, bevor Du Dir alle weiteren Aufgaben priorisiert und Deinen Tagesplan machst? Um herauszufinden, wie Du Deinen Umgang mit Zeit verbessern kannst, mach Dir als erstes bewusst, wie Du aktuell Deine Zeitplanung gestaltest.

Diese unterschiedlichen Typen gibt es:

1. Der strukturierte-Sherlock aka analytischer Ordnungsmensch: Du liebst Trello, Jira und Co. und hast so alle Tasks auf dem Schirm? Du priorisierst mühelos und erledigst Unangenehmes sofort, damit Du es abhaken kannst und weiter flowst.
2. Der Ergebnisoriertierte oder „Only outcome matters“: Bei Dir zählt vor allem das Ergebnis und das muss überzeugen. Dein Perfektionismus kann aber auch dazu führen, dass Du Deadlines nicht einhalten kannst. Du entscheidest gerne spontan, woran Du arbeiten möchtest, bist flexibel und kannst Dich sehr leicht in neue Projekte stürzen?
3. Der Unkonzentrierte oder Multitasking-Magier: Du fängst an, eine E-Mail zu beantworten, dann flattert ein Ticket rein und Du versucht gleichzeitig, einen Debugger mit fünf offenen Tabs zu jonglieren? Du hast eindeutig zu viele Baustellen offen und schaffst es kaum, eine davon abzuschließen, weil ständig etwas Neues aufploppt.
4. Die Prokrastinations-Prinz:essin: First things first? Nicht mit Dir. Deine Superpower heißt Aufschieben. Unliebsames schiebst Du so weit nach hinten, bis die Aufgabe kaum noch im Zeitlimit zu bewältigen ist und für zunehmenden Stress und Schlafstörungen sorgt.

Bei diesen Typen geht es um eine Tendenz und Neigung. Schließlich ist jeder Mensch individuell und seine Persönlichkeitsmerkmale entsprechen nie zu 100 Prozent einer Schablone. Tendierst Du zu einem der beiden letzten Typen, kann ein besseres Zeitmanagement dafür sorgen, dass Du weniger Stress hast, entspannter in den Feierabend startest und der eine oder die andere im Team lieber mit Dir zusammenarbeitet.

Mehr Struktur, weniger Stress:

Zeit managen zu können, klingt verlockend. Aber natürlich hat eine Stunde nach wie vor 60 Minuten und ein Tag 24 Stunden. Was wir managen können, ist unser Verhalten. Du kannst – je nachdem, wie Du Deine Prioritäten setzt – natürlich Deinen Arbeitstag verlängern und statt acht Stunden zehn arbeiten, aber das sollte nicht die Regel sein. Mehr Effizienz und eine bessere Work-Life-Balance geht auch anders. Es gibt eine ganze Reihe von Methoden, die Dir helfen, Deine Aufgaben, Deine Arbeitsweise und Deinen Arbeitstag so zu gestalten, dass Du Deadlines einhältst und trotzdem pünktlich Feierabend machst. Und die schauen wir uns jetzt mal an.

Getting things done

Die "Getting Things Done" (GTD)-Methode entwickelte David Allen, um das Chaos im Kopf zu beseitigen. Die Philosophie der stressfreien Produktivität setzt darauf, den Kopf zu entlasten, indem alle Aufgaben und Informationen rund um die Task notiert und in ein externes System ausgelagert werden. Klingt ein bisschen nach Harry Potters Denkarium, oder? Du brauchst dafür aber keinen Zauberstab, sondern kannst Apps nutzen wie Chaos Control.

Der Kern von GTD liegt darin, alle Aufgaben, Hintergrundinfos, Termine und auch Ideen aus Deinem Kopf herauszubekommen und in ein zuverlässiges System zu übertragen. Damit befreist Du Deinen Geist von ständigem Kreisen um To-do-Listen und schaffst Raum für Kreativität und Fokus.

In der GTD-Welt dreht sich alles um das Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen. Du sammelst alle Aufgaben und Gedanken in einem Sammeleingang, sortierst sie dann nach Kategorien und verarbeitest sie in Aktionsschritten. Du organisierst Deine Aufgaben in Listen, die kontinuierlich durchgesehen werden, und setzt Prioritäten, um effektiv zu handeln. GTD integriert die Idee der "Next Actions", bei der Du für jede Aufgabe den nächsten konkreten Schritt definierst. Eine goldene Grundregel: Alles, was in zwei Minuten erledigt werden kann, erledigst Du sofort.

Ob Du an der Entwicklung eines neuen Codes tüftelst oder als UI-Designer kreative Konzepte entwickelst, mit GTD bleibst Du fokussiert. Sinnvoll ist die Methode für alle, die an sehr vielen unterschiedlichen Projekten arbeiten.

Eat the frog

„Erfunden“ hat diese Methode der US-amerikanische Autor Brian Tracy. Das Prinzip dahinter ist relativ simpel. Wer direkt zu Beginn des Arbeitstages die fieseste Kröte „schluckt“, also die Dinge erledigt, die am kompliziertesten oder am dringendsten sind, schiebt sie nicht vor sich her und gerät nicht in Zeitnot. Vorausgesetzt, Du hast richtig priorisiert.

Timeboxing

Wenn Dein Team agil arbeitet, kennst Du Timeboxing schon. Timeboxing ist eine Methode der Zeiteinteilung, bei der Du feste Zeitintervalle für bestimmte Aufgaben blockst. Während dieser Zeiträume konzentrierst Du Dich ausschließlich auf die jeweilige Aufgabe, minimierst Ablenkungen und bist fokussierter. Es hilft, den Arbeitsfluss zu verbessern, Prioritäten zu setzen und das Aufschieben zu verhindern. In der IT kann Timeboxing z.B. bedeuten, feste Zeiträume für Coden, Tests oder Projektplanung zu setzen. Es fördert strukturiertes Arbeiten und schafft Raum für Kreativität. Während am Ende einer Deadline ein finales Ergebnis steht, kann das Zeitintervall vom Timeboxing ergebnisoffen enden. Wichtig ist nur, am Ende den nächsten Schritt zu definieren, z.B. das erstellte Layout für ein Formular als Klickstrecke zu erstellen.

Tipp: Fällt es Dir schwer, fokussiert zu bleiben und Du greifst ständig zum Handy? Apps wie Forest helfen Dir, bei Deiner eigentlichen Aufgabe zu bleiben.

SMART

Bei SMART geht es weniger um konkrete To-dos, sondern um erreichbare Ziele. Die Abkürzung steht für „Spezifisch“, „Messbar“, „Attraktiv“, „Relevant“ und „Terminiert“. Jedes dieser Kriterien dient dazu, sicherzustellen, dass Du nicht planlos drauflos legst, sondern Deine Ziele vor Augen hast.

Für alle IT-Projektmanager und Product Owner ist die Smart-Methode sinnvoll, um neue Funktionen zu planen oder den nächsten Meilenstein anzuvisieren. Du kannst die Methode aber auch nutzen, um Deine beruflichen Ziele im Blick zu haben wie eine Beförderung oder eine fachliche Weiterentwicklung.

ALPEN

Mit der Alpen-Methode organisierst Du Deine täglichen To-dos. Sie hilft Dir vor allem beim Berufsstart, Struktur in Deinen Arbeitsalltag zu bekommen. Die Abkürzung steht für „Aufgaben“, „Länge“, „Pufferzeiten“, „Einzelaufgaben“ und „Nachkontrolle“ – fünf Steps, die Dir dabei helfen, Deinen Arbeitstag optimal zu strukturieren.

1. Aufgaben: Identifiziere die Aufgaben, die Du an einem Tag erledigen möchtest. Stelle sicher, dass sie realistisch und erreichbar sind.
2. Länge: Schätze die Zeit ab, die Du für jede Aufgabe benötigst. Achte darauf, realistische Zeitrahmen zu setzen, um Dich nicht zu überfordern.
3. Pufferzeiten: Plane bewusst Zeitpuffer zwischen den Aufgaben ein. In den kurzen Pausen kannst Du einen Kaffee holen oder Chatnachrichten beantworten.
4. Einzelaufgaben: Konzentriere Dich während der Ausführung auf eine Aufgabe und vermeide Multitasking. Dies hilft, die Qualität Deiner Arbeit zu steigern.
5. Nachkontrolle: Am Ende des Tages nimm Dir Zeit und überprüfe, welche Aufgaben Du erledigt hast und was eventuell noch offen ist. Diese Reflexion unterstützt die Planung für den nächsten Tag.

Denke daran, den Gipfel erreichst Du nur, wenn Du auch die ein oder andere Lawine einplanst. Als digitalen Alltagsplaner kannst Du z.B. Microsoft To Do nutzen und Dir einen Tages- oder Wochenplan erstellen.

PARETO

Die Pareto-Methode, benannt nach dem 80/20-Prinzip des italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto, ist eine wichtige Technik des Zeitmanagements. Sie besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse durch 20 Prozent des Arbeitseinsatzes erzielt werden. Für Deinen Arbeitsalltag heißt das: Du kannst einen Großteil der Aufgaben mit relativ wenig Anstrengung erledigen. Ein kleinerer Teil verlangt Dir dafür aber viel Aufwand ab.

Kombinierst Du Pareto z.B. mit der ALPEN-Methode, kannst Du Dir (am Vortag) den Plan für den nächsten Tag erstellen und am Vormittag bereits 80 Prozent Deiner To-dos erledigen. Für die arbeitsintensiveren 20 Prozent kannst Du Dir am Nachmittag Timeboxes freihalten und ungestört arbeiten.

Das Pareto-Prinzip funktioniert z.B. auch in der Softwareentwicklung. Ihr plant ein neues Feature und habt in einem Design-Thinking-Prozess einen ersten Prototyp entwickelt, den Ihr im anschließenden Sprint als Minimal Viable Product umsetzt. Euer Feature ist längst nicht perfekt, aber Ihr habt mit vergleichsweise wenig Aufwand ein funktionierendes „Produkt“, das die Mindestanforderungen erfüllt. Mit dem Minimalaufwand vermeidet Ihr, zu viel Zeit in Bereiche zu stecken, die erstmal nicht relevant sind und ihr bleibt nicht im Entwicklungsprozess stecken.

Sich sklavisch an eine Methode zu klammern und To-Do-Listen zu pflegen, wenn Du Dich innerlich dagegen sträubst, macht wenig Sinn. Es gibt nicht den einen Königsweg für alle, deshalb nimm Dir Zeit und probiere verschiedene Tools und Methoden für Dich aus.

Diese grundsätzlichen Tipps unterstützen Dich dabei:

1. Status Quo ermitteln: Womit verbringst Du die meiste Zeit? Was ist davon wirklich wichtig, weil es auf Deine Ziele einzahlt? Was ist weniger wichtig?
2. First things first: Bevor Du Dich mit Kleinkram verzettelst: Erledige als erstes alle Dinge, die wichtig, schwierig oder unangenehm sind.
3. Zeitfresser identifizieren und eliminieren: Finde heraus, was Dich aufhält in Deiner Arbeit und stelle ab, was in Deiner Verantwortung liegt, z. B. das Handy oder der Schnack mit den anderen Devs.
4. Priorisieren, Delegieren und Nein sagen: Verabschiede Dich vom Multitasking. Dein Gehirn ist keine Hochfrequenz-CPU. Stapeln sich die Aufgaben bei Dir, überlege, welche die höchste Prio hat, welche Task andere aus dem Team erledigen könnten und welche Du einfach ablehnen kannst.
5. Puffer einplanen: Als Faustformel im Zeitmanagement gilt die 60-40-Regel. Expert:innen raten, nur 60 Prozent des Tages zu planen, die übrigen 40 Prozent hältst Du für Unvorhergesehenes frei. So bleibst Du flexibel.
6. Ziele im Blick behalten: Verlier Dich nicht in Details und halte Dich nicht mit Kleinigkeiten auf. Versuche im ersten Schritt Dein Tagesziel immer im Blick zu haben. In größeren Zeitintervallen checkst Du Deine Wochenziele und gleichst sie mit Deinen Jahreszielen und Deinem ganz persönlichen 5-Jahres-Plan ab.

Setz Dich gerade am Anfang nicht zu sehr unter Druck. Es dauert etwas, bis Du die richtige Methode für Dich gefunden hast. Arbeitet Dein Team agil, hast Du ohnehin schon eine Grundstruktur. Mit der ALPEN-Methode kannst Du dann zusätzlich Deinen Tag strukturieren. Auch wenn im Agenturleben manchmal die Minuten wertvoller als Bitcoins erscheinen, lass Dich nicht zu sehr unter Druck setzen. Mit einem guten Zeitmanagement hast Du nämlich genug Zeit für wichtige Denk- und Kaffeepausen.

Dein eigener Schreibtischstuhl ist einfach der bequemste? Manchmal brauchst Du aber auch den Plausch mit Kolleg:innen an der Kaffeemaschine?

In Deinem get in IT-Profil kannst Du jetzt ganz genau angeben, ob und wie viele Tage Du im Home-Office oder vor Ort im Büro arbeiten möchtest. So findest Du genau den Job, der zu Dir passt.

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